Sous-traiter les achats de classe C : un véritable enjeu

Les achats non stratégiques, dits de classe C, représentent la partie la plus importante des coûts de transaction des entreprises.

À l'heure où la fonction achats devient de plus en plus stratégique, la question de l'externalisation de cette catégorie se pose.

DATA

StartFragment

Quand une direction achats grandit et devient mature, son activité est de plus en plus liée aux métiers et aux stratégies achats.

Dans le même temps, ses ressources achats, elles, n'augmentent pas.

Certaines ­réfléchissent donc à l'opportunité de confier une partie de leurs activités à un tiers pour gagner en ­efficacité et se concentrer sur des familles d'achats plus stratégiques.

Génériques donc externalisables

Présents dans toutes les entreprises, les achats de classe C sont des achats très génériques (fournitures industrielles, fournitures de bureau...) donc externalisables. Souvent très fragmentés sur un nombre important de familles d'achats (produits et services) et gérés en grande partie par des utilisateurs dispersés dans toute l'entreprise, ces achats peuvent s'avérer difficiles à piloter et donc, à mettre sous contrôle. Ils sont par ailleurs très coûteux en gestion administrative.

Le cabinet de conseil Buy Made Easy (BME) explique ainsi que ces achats de catégorie C représentent généralement la plus faible partie du volume d'achats des entreprises mais génèrent pourtant les coûts les plus importants. Les leviers de gains (opérationnel, tactique et stratégique) sont donc très nombreux, à la fois en termes de conditions d'achats (amélioration des spécifications, développement de la négociation), de productivité (rationalisation des processus et réduction du nombre de fournisseurs) que de pilotage des dépenses (suivi des consommations et application systématique des contrats-cadres).

Bien analyser le besoin

Fabrice MENELOT du cabinet CROP & CO, spécialisé dans la performance achats, rappelle la base de tout projet d'externalisation : "Il faut a minima faire un état des lieux. Bien connaître ce que l'on va externaliser permet ensuite de bien négocier son contrat avec le prestataire."

Par ailleurs, il ne faut pas que cette décision soit "drivée" par un seul principe d'économies mais par une recherche de compétitivité pour l'entreprise car cela va lui permettre de gagner du temps et donc de se recentrer sur son core business", conseille le dirigeant du cabinet BME, Olivier AUDINO, qui pointe également l'impérieuse nécessité de communiquer en interne pour que ce projet d'externalisation ne devienne pas anxiogène.

Nature des achats et dépense moyenne par type d'achats

Si l'externalisation peut être une solution pour gérer et optimiser ses dépenses, l'entreprise doit avoir une vision claire des objectifs qu'elle va devoir atteindre. Ce qui n'est pas toujours simple pour les achats de classe C car beaucoup d'entreprises manquent d'outils analytiques pour avoir une bonne compréhension des profils d'achats.

Plusieurs scénarios d'externalisation sont envisageables en fonction du projet de l'entreprise : externalisation des achats à faible montant et non récurrent et/ou catégories qui se rapprochent de plus en plus du core business, et/ou achats plus complexes de part la nature du marché fournisseurs ou nature des contrats.

Dans son étude intitulée "Opérations sur les enjeux de l'externalisation de la fonction achats" , ACCENTURE a relevé que "les entreprises interrogées estiment qu'il y a entre 20 à 40 % des dépenses liés aux achats indirects (marketing, IT, prestations de consulting) qui ne sont pas sous contrôle de la direction des achats car directement gérés par les entités business".

Externalisez, mais gardez le contrôle

À déterminer ensuite avec le prestataire son degré d'implication dans la gestion des segments d'achats. Quid de la gestion des litiges ? Du risque fournisseurs ? Quid des outils e-achats ?

Pour garder le contrôle, certains misent sur une équipe mixte, composée d'acheteurs maison et de consultants achats. "C'est une tendance qui est en train de s'installer au sein des directions achats de grands groupes car les entreprises ne recrutent plus et prennent des ressources en fonction de leur besoin", confirme Fabrice MENOLOT (CROP & CO), pour qui l'externalisation des achats non stratégiques est un passage quasi-obligé pour les directions achats, "car elles auront de moins en moins de ressources pour gérer des sujets de plus en plus stratégiques. Elles vont donc devoir s'alléger ".

Source : www.decision-achats.fr

EndFragment

#externalisation